身材- 传媒 2020-12-01 16:31:11 +08:00

核心知识资源管理中,会博通系统权限管理的3个高效扳手

信息化时代,政府机关、企事业单位在开展知识管理工作的过程中,究竟如何实现严密、规范又灵活的权限管理呢?不妨看看会博通权限管理体系构建的思路。

各种组织,无论是政府机关,还是各类企业、事业单位,其生产与工作过程中所形成的文件、合同、规章制度、图纸、资产与资质类证照、档案等,都是规范和记载其业务活动的核心知识资源与知识资产,是其知识管理的核心内容。如何将这些知识,依据权限及时送到所需要的人面前,管理好这些知识资源,是组织提高运行效率与质量的关键问题之一。

会博通综合知识管理系统,通过多维度、细粒化的权限管理,为各类组织提供了灵活的解决方案,可满足各类组织对于知识管理的权限需求。

1、多维度、细粒化的权限设置

会博通的权限管理体系,具有高度的灵活性和适应性。首先,系统内的每一个分类都可以单独进行权限设置;并且,授权对象、权限内的可访问密级及可进行的操作行为,均可根据工作需要灵活设置。

当权限管理体系不够细化时,如仅可简单进行权限分级,或仅可针对功能或数据进行权限管理,授权与实际应用过程中会受到诸多掣肘,无法覆盖多变的工作需求。相较于此,会博通的权限管理体系提供了多种授权方式、多个授权支点,可深度定义每一位用户在每一个模块、对每一条信息的可操作行为,灵活适应企业的精细化管理需求。此外,当企业安全策略发生变化时,基于会博通权限管理体系的灵活性与易操作性,企业也能随时对已定义好的权限体系进行调整,支撑不断发展的管理与业务需求。

(1)可面向对象授权

在会博通系统内,组织、具体用户、甚至职务变量(组)都可成为授权对象。例如,针对公司的新品销售数据,可授权整个新品部门,或负责新品部门管理的张经理,甚至仅时任新品部门经理的成员才能查阅,其他成员无法查阅。

针对不同的授权对象,通过为其设置可访问内容的最高密级,以及权限内可进行的操作行为,可以更好地规范系统的应用。

(2)可针对信息授权

在信息层面,组织可为信息设置密级,给重要信息加上“密码锁”。这样一来,仅拥有对应密级访问权限的成员才可查看,实现信息密级的管控。例如,公告类信息,可设置为密级最低的“平件”,对所有成员开放查看;产品配方类信息,则设置为密级最高的“绝密”,仅对拥有该密级的成员开放。密级等级、名称均可根据需求自定义设置。

在会博通系统内,每一条信息都可设置密级,通过为组织或具体用户匹配可访问的最高密级,即可实现信息密级的管控。例如,公告类信息,可设置为密级最低的“平件”,所有成员都可查看;产品配方类则设置为密级最高的“绝密”,仅对该密级的成员开放。密级的等级、名称均可根据用户需求自定义设置。

(3)可设置权限角色的可操作行为

在操作行为层面,通过为不同岗位设计不同的权限角色,即可让成员拥有包括类型管理、业务管理、创建、阅读、删除等行为权限。例如,可以设计一个“编辑”角色,并赋予其创建(文件夹)、创建文件、阅读、修改等权限。值得一提的是,会博通系统内已预设好13种基本角色,适用性强,可以直接修改应用,覆盖知识管理工作中的各项办公需求。

▶ 区分阅读条目和内容的权限:当希望限制部分成员仅能阅读标题、部分成员可阅读标题和内容时,这个细化的权限设置即可大大派上用场。授权时,可区分授权“阅读条目”(仅标题)和“阅读”(含标题和内容),区分管控,加大信息安全把关力度。

▶ 区分自己创建的与他人创建的信息的权限:如何保障成员仅可对自己的文件进行处理,而不会误删、修改他人的文件?通过“自己创建的”这一细化权限即可。例如,拥有“删除”权限的成员,可删除自己及他人创建的信息;但仅拥有“删除(自己创建的)”权限的成员,则仅可删除自己创建的信息。避免误操作,更好地保障信息安全。

2、 可继承的权限体系

在会博通系统中,权限是可以向下继承的。也就是说,管理员对组织进行一次权限设置后,即可将其延展至该组织下的子组织、成员中。在政府机关、企事业内多组织、多成员的知识管理工作中,权限继承可以大大提高管理员的工作效率。

3、与权限结合的工作搜索

会博通独有的工作搜索功能,与权限体系紧密结合,这使其与互联网的搜索引擎相似,但功能更加细致、专业:成员通过会博通的搜索平台或页面搜索框,即可快速依权限查找文件、档案、证照等信息,更有高级搜索提供更精准的结果;系统依操作人权限,自动对搜索结果进行处理,按信息密级展现。在助力知识快速传达、不断复用的同时,实现信息安全的把控。

结语:

在企业信息化升级的道路上,一个完善的权限管理体系,不仅能帮助组织避免重要信息泄露,更好进行信息安全管控,还有利于办公行为规范化,提高成员工作效率,更方便组织的日常运作与管理,助力管理增效提质。

上文分享的多维度、细粒化的权限管理体系,是会博通综合知识管理软件的重要特色之一。会博通是国家双软认证、国家高新技术企业绍林科技,深耕知识管理领域超30年打造的文件、档案、知识一体化管理软件,在提供专业知识管理服务的基础上,可集成综合办公管理(OA)、专业文件管理、文档一体化管理、综合档案管理等功能,为企业提供知识管理的智能化、个性化解决方案。

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