站长之家用户 - 传媒 2022-01-20 10:34

电子档案难管理?微柏软件助力广东省人大率先成为“单套制”试点单位

随着信息技术的迅速发展,信息资源数字化、网络化的进程进一步加快,档案管理的信息化建设已经成一个备受关注的热点。企业,学校,政府单位等都需要对档案进行信息化管理,来适应当今社会的信息化、网络化发展趋势。

但现在电子档案管理普遍存在着以下几点困难:

第一:电子档案系统无法保障档案的真实性、完整性、可用性、安全性。

第二:双套制并行印章难规范。受制于真实性保障、法律法规遵从、操作习惯等因素,电子文件形成办理过程中与传统纸质文件发生冲突。“双轨”“串轨”“双套”的现象难以避免。比如补充用印,在定稿环节仍有打印后用印。

第三:电子文件多样性难归档。电子文件来源的多样性和混合性使得机关电子文件管理暂时无法真正做到“单轨单套”。

那么如何解决电子档案管理难的问题呢?

微柏软件以保障可信性、可追溯性、法律效力为基本要求,以实现电子档案的规范管理和电子文件的便捷查询、利用、共享、统计、传输、移交、解析、验证为目标,为电子公文档案管理实现“单轨制”做好技术储备。

作为技术支持单位,在 2020 年微柏软件助力广东省人大成为国内首批电子文件单套归档和电子档案单套管理试点,追求实现无纸化办公,降低机关档案打印储存成本,实现单套制管理。

微柏软件为广东省人大档案管理提供的解决方案

电子印章与审核实时关联

在无纸化办公系统中启用电子印章,管理流程中签章与审核实时关联,规避事后补签的情况。确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性得到全程维护。

电子文件预归档、规范化归档

在无纸化办公系统中设置预归档模块,对电子文件进行价值鉴定、分类贴标签,实现档案化管理。

对接档案系统与办公系统

突出预归档模块的关口作用,优化电子文件从产生到归档的流程设计,规范电子文件的形成、流转与归档环节,实现电子档案管理系统与无纸化办公系统的无缝对接。

微柏软件的档案管理系统有效的降低了机关档案打印储存成本,实现了无纸化办公,同时还解决了以往公文管理“双轨”“串轨”“双套”的问题根源,提升档案管理的自动化与利用的智慧化水平,形成可复制、可推广的成熟解决方案,为机关电子档案的深度整理、关联组织和提供利用创造良好基础。


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