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契约锁电子合同平台只需4步,帮您告别纸质对账单

2019-12-05 13:43电子合同
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你知道吗?在快消品、生产制造等行业,10个财务常常有9个怕“对账”。

每次对账财务人员只能机械的将一份份“纸质对账单”通过传真或者快递传输给经销商们,没个3-4天原件根本收不回来。

这张小小的对账单不仅是公司应收账款的重要核销凭证,也是企业产品销售情况的参考数据,经销商一多,对账越来越麻烦,财务们常常因为效率被各部门催促:

管理层——500个经销商,对账单才收回一半,没办法分析各个经销商的业绩,产品分销数据不全,耽误了经销商考核,下一阶段的铺货量没法定,已经有经销商反应缺货来不及补,能不能快一点。

生产部——对账单没齐,具体的销售情况也不能确定,到底哪种产品卖的好,具体要不要调整各大产品生产指标?没有对账单就少了参考数据。

采购部——上级分析报告出不来、生产部门不知道该定多少生产指标,我们做原料采购没法按需采购,到时候哪种产品畅销了,原料还没采购齐,很难办。

法务部——之前有账单因为没识别到代签风险,款到现在还没结,我们不求快,只求能不能安全点。

行政部——每次因为对账数据不准确被退回了一叠文件,又要重新打印,用纸量越来越多,能不能细心点,别再出错了。

财务们——十几份、几十份对账单效率还能跟得上,现在经销商越来越多,一两个财务哪里忙的过来,对账单回不来,账核销不了、资金风险也高,我们比谁都想“又快、又省心、又安全”

试试电子对账单

契约锁的电子合同平台可以和企业的分销管理系统、财务系统等ERP软件集成,将电子印章接入对账流程,实现对账数据、对账单、签字盖章全程电子化,帮助客户实现无纸化对账。

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(电子对账单签署流程)

电子对账VS纸质对账

究竟快在哪?

——如果采用纸质对账单对账:

财务与经销商对账过程至少耗时3-4天:

首先,企业内部要:

① 登录业务系统下载对账数据

② 参照数据起草一份对账单文档

③ 核对经销商名称及具体数据

④ 打印对账单、装订

⑤ 传真/快递给经销商

接着,经销商查收传真/快递后

⑥ 核对对账单信息是否准确

⑦ 找相关负责人签字、盖章

⑧ 传真/邮寄回传

最后,企业内部查收后

⑨ 再次核对对账单信息

⑩ 扫描上传到业务系统或者纸质存档

整个过程可能存在这些问题:

  • 业务系统无法自动生成标准化对账单文件,每份对账单都要手动草拟
  • 采用实体印章必须要打印纸质文件,快递、用纸成本高,一个来回至少等待3-4天
  • 每份对账单要经历至少2-3轮周转,反复审核耗时长
  • 对账人身份无法确定,代签、萝卜章时常出现,坏账风险高
  • 纸质对账单必须二次扫描才能上传到业务系统,业务进度慢
  • 大量的纸质原件存储麻烦,找起来也不方便

——如果采用电子对账单对账

全程无纸化对账,2-3小时完成对账:

首先,企业内部

① 登录业务系统自动生成一份标准化电子对账单

② 流程自动驱动内部审核,发起对账签署链接

接着,经销商

③ 查收对账签署链接,完成身份认证

④ 核对数据信息,线上完成用印、签字

⑤ 对账单自动回传、归档

电子对账单带来的变化:

一条短信就能将电子对账单信息传输给经销商,简单的验证步骤后,几分钟就能签署、完成对账,不占用双方过多时间,操作安全、又方便。

契约锁电子对账单可以提供哪些便捷应用?

1、可以用模板自动生成标准电子对账单

一般情况下发送给经销商或者客户的对账单都有格式要求,包括对账要求、抬头样式等。

为了节省财务部门手动草拟的时间,现在通过接入契约锁电子合同平台可以直接将对账数据导入契约锁系统,结合提前预设的文档模板自动生成一份标准对账单,格式规范性、制单快。

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(标准化电子对账单模板)

2、可以批量发起对账单快速对账

针对经销商多对账重复发起麻烦的问题,契约锁通过与各大业务系统集成可以让客户直接在业务系统内就能一键发起多份对账请求,减少机械性工作,让原本需要花上几个小时点击动作,在几秒内迅速完成。

3、可以全程保障对账人身份真实、有效

针对可能出现的代签、萝卜章情况,契约锁的数字身份证书可以全程自动帮客户验证信息,确保对账信息真实、有效。

4、可以将对账单文件自动回传归档

纸质对账情况下,所有回传的纸质对账单财务人员必须一个个手动扫描上传到业务系统来做归档,通过接入电子合同平台,在经销商完成签署的同时流程将自动将电子对账单回传到契约锁和业务系统存档,无需二次录入,更智能。

小结:

电子印章的普及使用将为一些签署量多的企业带来巨大便利,不仅实现了成本的精准管控,还能改变众多业务半电子化管理状态,实现业务数据统计、流程审批、电子用印、文件存档全程一体化管理。

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