站长号- 传媒 2020-11-20 10:25:29 +08:00

物业公司借力契约锁电子印章,简化物业管理成本,实现智慧物业

契约锁电子签章帮助物业管理公司根据内部印章管理制度打造电子印控中心,让各类“公章、法人章、财务章、合同章以及安保、工程等职能部门印章”实现在线制作、授权使用、全程监控,满足物业服务中不同主体的电子签章需求:

① 业主:居民、商户用手机就能和物业远程签署服务、租赁、招商等业务协议,全程数字身份保障,缴费、报修单据在线生成,提升物业服务效率。

② 访客:居民住宅、商务楼、园区等访客可以通过小程序在线上报来访请求,智能识别访客身份,简化访客办理手续,提高住宅、园区、商务楼安全性。

③ 业务人员:各类协议、单据、合同等文件通过手机就能在线审批盖章,实现服务不见面办理,高效响应。

④ 管理人员:各个物业分公司、各个部门的用印情况打开系统就能全面掌控,杜绝人情章、萝卜章,各业务部门规范用印。

覆盖:物业管理中的各类对外证件、公文、人事文件、(车位使用服务、装饰装修管理、房屋托管清洁、委托租赁、物业服务等)协议合同、通知公告、物品放行条、物品进出登记、施工许可证、施工人员出入证等各类物业服务文件签署需求。

内部在线审批用印,外部服务在线签约

契约锁电子印控中心为物业管理企业提供“电子签与实体印章统一管控”服务,通过电子印章、智能印控仪与防伪打印的多种组合使用,实现印章集中管控的同时,满足物业管理公司全国各分公司、各部门的线上签署需求,智能监控印章使用情况,减少物业管理中滥用章现象,落实印章管理制度。

(详细记录印章使用情况)

一、物业服务文件手机签,简化成本,与业主、商户高效对接

在楼盘集中交付阶段,物业管理公司可能同时要处理几百甚至数千份物业服务协议;业主入住后,各个楼盘的车位使用服务、业主装饰装修管理、委托租赁等各项业务都要签署服务协议。

传统线下盖章环境下,不仅文件要流转多部门审批盖章,短短一天时间,业务人员可能要同时面临数千份待盖章文件,人工、用纸成本高,内部盖章效率跟不上。

契约锁解决方案:

契约锁电子签章平台可以和物业管理系统无缝对接,物业企业员工借助一条流程就能批量完成数百份、上千份物业服务文件在线审批工作,盖电子签章,批量通知业主、商户用手机就能完成协议签约。简化盖章审批程序、零快递高效传输文件。

(服务协议线上签署流程)

(物业人员手机端发起,完成内部盖章)

(业主/商户手机端远程签字)

二、物业通知类文件批量盖章,缴费、催缴、公告一键生成,在线盖章下发

各类物业费缴费、催缴通知单,园区、小区、商务楼内重要管理公告文件,属于格式文件,盖章程序单一,需求急、份数多,传统盖章,耗费大量时间起草、填单盖章,机械化工作占用大量人工。

契约锁解决方案:

契约锁电子印控中心提供“标准电子模板”,帮助格式文件在线高效生成,借助电子流程驱动通知文件在线发起盖章,印章管理人员借助批量盖章工具几分钟就能轻松完成几百份、上千份通知文件盖章,同时通过微信公众号服务窗口、小程序等应用,自动下发通知业主、商户,全程无纸化。

三、招商、租赁合同线上签署,商户远程轻松对接服务

商务楼、园区等物业在招商、租赁过程中每天要签大批招商服务协议、租赁合同文件,但是,纸质盖章环境下,从内容审核到用印申请都要业务人员现场催,平均耗时一个月才能拿到合同,超长的签署周期不仅降低了商户满意度,还可能错失合作。

契约锁解决方案:

契约锁电子签章系统无缝对接OA或者物业管理软件,实现合同生成、审核、用印、流转、签约、归档全面电子化,签约周期快速缩短到一周,有效减少商户等待时间,提升物业内部盖章协作效率,合约文件自动线上存管,省事、查询快。

四、日常门禁登记电子化,访客、物品出入登记、审批快

为了提高园区、小区、商务楼安全,物业人员需要对进出的“非业主”“物品”进行严格管控,访客以及各类装修物品、租户搬迁物品出入都要按照物业管理要求办理“出入放行条”。

企业类商户需要领导审批签字、租户类需要房东陪同办理,手续多、流转慢,如果领导、房东时间协调不好,当天难办好。有时一年下来,物业堆积了大量出入放行条单据,存管不便,容易丢,需要的时候查找困难。

契约锁解决方案:

契约锁电子签章可以根据不同物业的出入放行条格式提前制定“电子出入放行条模板”,园区、商务楼或者小区的访客以及物品出入情况,物业人员可以直接通过电脑端发起放行条办理申请,申请人、房东或者领导在线查收,签字确认,满足多方人员随时随地远程协作需求,提高服务效率。

五、工程报修、装修文件电子签审,简化盖章、签字、办证程序,提升施工进度

小区、商务楼以及园区内的设备维修或者业务装修都要上报审批,过去,业主报修后常常需要维修工随身带着工单签字确认,维修记录全在纸质文件上,年终汇总难;各类装修设计方案需要物业审批确认后,才能办理施工许可证以及施工人员出入证,少不了跑腿等待。

契约锁解决方案:

契约锁可以和OA以及微信小程序对接,让业务在线提交报修申请后,物业快速派发电子工单给维修人员,通过手机就能记录维修情况,签字确认,确保维修有依有据,快速响应。

各类装修施工证,只要设计方案审核通过,就能自动触发电子办证流程,审批后自动获取智能印控授权码,快速盖章下发,提升服务效率。

六、物业投标文件在线办,标书制作、审批、盖章、投递全程电子化

参与物业服务投标是物业管理公司的重要业务之一,繁复的标书文件页数多、盖章要求严格,人工操作不仅工作量大,骑缝章的加盖很容易出现漏页,已经无法适应当前电子招投标的需求。

契约锁解决方案:

契约锁电子签章目前最大可以支撑200MB的超大文件签署需求,不仅提供电子文件模板,支持在线加盖骑缝章, 5000 页的文件 15 秒就能完成盖章,满足物业企业标书制作需求,提升投标效率,全面释放人工。

总结

作为房产、园区不可或缺的管理保障,引入电子签章打通业务在线办理通道,将加快物业管理实现数字化转型。契约锁电子签章通过为物业企业提供合法、有效、移动化的电子签章服务,为各类物业企业量身定制印控管理方案,进一步简化物业管理成本,实现智慧物业。

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