在“西安交通大学”这座百年历史底蕴的学府里，校内学生会在文件管理、活动组织、宣讲等方面的需求日益多样化，传统方法已难灵活满足。引入办公新质生产力平台WPS 365 后，西安交通大学学生会有效利用多维表等工具，实现无代码创建数字化校园项目管理系统，有效办事、办会、办活动。
文档一键上云，搭建学生工作的组织资料库
学生会是学校联系广大同学的桥梁和纽带，外联工作多、校园活动多，会产生工作总结、工作推进表、活动方案等文档。如果不留心规范整理，部门换届后资料常会遗失，想要参考或复用就成为问题，这给工作沉淀与优化改进带来困难，也增加原本可以简化的工作量。
现在，西安交通大学的学生会通过WPS365 的团队文档功能，为文档管理带来了全新解决方案。通过建立专属团队空间，一键导入本地文件，实现学生会历史工作资料的统一存储，由此沉淀下来的组织资料库可以为新一届的学生会工作开展提供参考。遇到需要共同编辑的工作文档，多人在线协作、多端同步以及内容实时保存功能，让同学间的文档协作变得更加有效和有序。
学生会工作沉淀的文档上传到团队空间后，还可以通过丰富的文档权限控制功能，设定查阅、编辑、下载的权限人群，确保了资料的安全性和分享的可控性。
一张表，完成近百个社团在线招新
开学季是同学们非常繁忙的时候，学生们会组织诸多迎新活动，让新同学快速融入校园生活。信息共享和协同是活动能否有效落地的关键。西安交通大学的社团组织借助WPS365 的智能表单、多维表格、智能文档等数字工具，搭建活动管理的在线化应用，让活动策划与执行更加有效。
承载校园生活指南的迎新手册对于新生至关重要。通过WPS365 的智能文档，西安交通大学学生会创新性地推出在线迎新手册文档，打破传统校园信息获取的局限，使得每位新生都能轻松获取校园生活的全面攻略。订阅该文档后，迎新手册的每次更新动态都会实时推送新同学。
社团招新是开学季的另一个重头戏。西安交通大学每年组织的社团博览会可谓精彩纷呈。除了线下的招新活动，西安交通大学还利用一张智能表格完成近百个校园社团的“在线摆摊”，让同学们不在现场在线就能了解各社团简介、精品活动，选择感兴趣的社团报名。
活动报名、投票、项目进度跟踪、活动总结等关键流程的线上化，不仅增强众多校园活动的透明度，还促进活动资料的有效协同与共享。
社团宣讲实现全流程在线化
西安交通大学学生微宣讲团是学校的五星级宣讲类社团，负责为校内外组织提供思想宣讲活动。因为没有一个固定界面展示宣讲团的所有宣讲主题，面对想要预约宣讲的单位，社团负责人每次都需要介绍宣讲团情况。同时，宣讲预约的信息也需要人工统计、复制到课程排期表中。
较好的办法是预约机构能够在线查阅主题、在线预约，填写后的数据自动汇总成预约表单。WPS365 的多维表格可以很好地解决这个问题。学生微宣讲团在线生成预约表单后，预约机构只需填写课单、日期、预约人等信息，这些预约信息就会自动抓取到宣讲预约单中。同时，通过视图功能，还能生成饼图，分析各主题宣讲、各月宣讲次数等占比。
通过课程表、预约表、展示表三张表，西安交通大学学生微宣讲团将课程展示、课程预约、课程排期、后期效果展示等所有流程在线化。
近年来，高校数字化转型逐渐深入到各个职能部门和社团组织的日常办公中。多维表格、智能表格、智能文档等数字办公产品的广泛应用，为西安交通大学学生会、微宣讲团等社团组织的管理和服务带来新的可能，使得工作变得更加有效、便捷，也为学生组织的发展注入新的活力。