站长之家用户 - 传媒 2022-04-28 10:37

企多多|疫情期间,居家办公手册!涉办公提效、心理疏导、员工关怀!

最近全国各地疫情反复,很多城市被迫按下暂停键,很多企业也开始居家办公,身在疫区的职场人要怎样更有效率地平衡工作和生活,以及怎样缓解由疫情引发的各种负面心理情绪?以及站在公司团队管理和效能的角度上,怎样最大程度地减小团队连接和协作效率降低的伤害?今天企多多和大家分享一下。

一、 如何有效平衡工作生活?

在居家办公的时候,工作与休息的边界感会变得相对薄弱,但需保持正确心态,明确居家办公不是放假,虽场地变迁,仍需保持恰当的工作节奏。

1、营造办公氛围

办公环境要舒适、正式,给自己仪式感,与生活切割。“氛围感”非常重要。有了办公氛围,才能更快地投入到工作中,也能让人在工作时更加专注。

可以在家里确定一个办公地点,比如在书房,或在有明亮光线的桌前;尽可能地避免被打扰,除了必备的电脑,还可以在书桌上放置笔记本、文件、笔筒、书籍等办公用具,这样不仅能够方便日常工作,也拥有了如同置身办公室的感觉,能让自己更快进入工作状态。此外,还可以保持一些仪式感,在衣着、妆容方面稍下功夫,让自己精神起来,也能有助于进入办公状态。

2、做好每日工作计划及注重时间管理

身处家中,也应该确立完整的工作计划,合理铺排日常的工作内容,按照优先级排序,当日事当日毕,并在一天的工作结束之时做好总结,在第二天工作开始之前做好规划。

3、工作上及时沟通,积极配合

远程办公时沟通显得尤其重要,在上班时间,通讯工具应时刻保持通畅,关注工作讯息,遇到问题及时联系。还可以通过定期的线上会议明确分工,提升工作效率。

4、松弛有度,劳逸结合,确保身体健康

在家办公要做到起居有常,按时入睡,合理休息,保证每日睡眠时间,且一定要做好个人防护工作,因为“身体是革命的本钱”:积极配合政府和社区工作,及时进行核酸检测;减少不必要外出,保持个人卫生;通过适当锻炼来增强免疫力;在日常饮食中,也要注重多样化和平衡的饮食结构。

二、怎样缓解由疫情引发的各种心理情绪?

1、觉知、认清并接纳情绪

首先要明确,有情绪是必然的,因为它时不时打乱生活秩序,带来不便和困扰。但因为疫情已持续三年,现代医学也找到了越来越多的方法,相较于几年前,还是会少一点慌张和无措,所以,要提振信心,不过度恐慌,积极乐观一点,积极的心态是良药。

2、把注意力集中于当下

任何人的注意力都是有限的,当被噪音裹挟太多,注意力就被分散得七零八落,这种状况容易疲惫焦虑。可以适当关注所需信息,其他相关信息减少摄入。

3、增进和他人的连接

隔离或居家带了很多不便,也因空间变迁,带来了孤独感和疏远,还会影响同事间的连接。而同事间的连接,就工作而言,会对于生产力和创新影响很大。所以在居家期间,可加强交流,在碰撞一些灵感的火花之时,也会缓解一定的焦虑之感。

4、可借助外部专业力量来缓解

可以看一些心理方面的书籍和课程,或者寻求专业的心理咨询师,借助这些专业力量来帮助脱离焦虑抑郁的状态。

三、 如何提升公司团队管理和效能?

居家办公无疑会使得团队连接无形中减弱,全依赖于线上交流,工作体验也会打折扣。且当身处疫区,若日常生活受到影响,身体健康受到伤害,企业的员工关怀也显得格外重要。以下分享几点供各位企业参考。

1、运用好线上交流工具,及时沟通

居家办公是一个纯线上交流状态,所有工作的开展和团队的管理都是在线上完成,及时响应非常重要。管理者可以事先通过线上会议,明确工作任务和居家期间工作规定。

2、和员工进行更多个人层面的交流和关怀

线下办公时,管理者直接可以看到员工状态,发现有问题,都能随时聊一聊。但居家办公不能。所以需要管理者主动、定期和员工沟通,一对一或一对多。这个沟通不是工作汇报,更多是关心对方状态如何、感受如何,有什么需要帮忙。

3、保证看到对方的状态

这个适用于部分公司,视频会议可以更加真实地模拟线下办公状态,使之更有氛围感,且能知晓彼此状态。但从另一方面来说,也只能看到员工的一时状态,却不能窥见全貌,可能会流于形式,不如重视工作成果来得重要。个中利弊各个公司可以酌情考虑。

4、探索、纠正管理习惯

线下可以通过办公室监督来完成一部分管理工作,但居家办公显然不现实,这就倒逼管理者去思考如何用合理的管理方式去促成团队绩效。

5、及时解决员工需求

身处疫区时,个人的力量总是渺小的,企业尽其所能帮助员工去解决个人无法解决的生活需求,这对员工来说,无疑是非常大的关怀,也可增强公司凝聚力。

但公司有大小,资源也有强弱,若无法解决此类需求,也可从办公角度去出发,譬如员工需要办公用品、药品、其他物资,可以尽量去满足。

6、举办一些线上活动

身处疫区的居家办公,更需要一些新鲜的花样来缓解压力,可以适当举办一些线上活动,这样也能加强公司和员工之间的链接,建立归属感。且特殊的时期创造特殊的记忆,是留存记忆,也是鼓励和提振士气。

比如从事人工智能研发的地平线公司就发起各种如手势舞、运动健身打卡等活动,而复星公司来了一个学习打卡活动,居家充电,名列前 3 名还可获得千元学习卡。

XTransfer为了缓解居家办公的孤单与枯燥,举办了“云派对”活动,既有运动组云打卡,燃烧卡路里;还有桌游组线上狼人杀;以及手游组在王者峡谷里并肩作战。

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