站长之家- 传媒 2021-07-26T15:13:39 +08:00

台风来袭,居家如何高效办公?泛微云OA比较全攻略

暴雨、台风的袭击,让全民的生活、工作都受到了一定的影响,为保护人民的安全,也进一步呼吁人们减少外出,尽量采取居家办公的方式,平稳度过这次台风的考验。

那么居家如何才能保证高效办公呢?这里整理了最全面的泛微eteams云OA解决居家高效办公问题的攻略,请查收!

01

关于紧急事项的通知

如何保证员工是真的查阅了?

对于紧急的事项通知,原先HR是直接通知在工作群里,但无法知悉哪些员工是真的看到了,哪些员工没有查阅?造成信息的延迟错漏。

现在可以通过云OA里的「通知公告」或者「内部留言」应用及时在内部进行告知,无需员工主动反馈是否收到,在【查阅情况】里,也能及时知晓通知是否有效告知下去,是否查阅,针对未查阅的员工可以定向的发送通知,确保人人收到!

02

安排的任务

如何保证在远程协作中的效率和质量?

首先一定要制定清晰的工作目标,在一开始,就要和领导做好充分的沟通,清楚的知道自己在接下来要做哪些事情,完成哪些任务,参与哪些项目,不要坐在沙发上或者躺在床上等着领导的指令再开工!

l 做好日程安排,在家也不慌乱

结合自己的任务清单,安排自己在家的工作日程,几点有线上会议、几点需要和上级确认工作、几点需要沟通策划方案,系统会自动提醒日程参与的双方,彼此事先做好准备,在家工作也不会手忙脚乱,有序进行!

l 紧急项目推进,多人在线协同

由于天气,突发的通知,难免会遇上紧急、临时的客户项目需要处理,这时会涉及到多部门、多人员的参与讨论,拉个工作群,还需要重新叙述项目的情况且传达的意思稍微偏差,便会造成整个项目进度的延期。

而通过泛微eteams项目管理,细化具体的任务,将相关的客户关联进来,一键添加多名项目协同人员,项目组全员信息对等,即可开工。客户情况清晰明了,无需额外查找,项目执行阶段分解,以阶段任务的完成审核保证临时、紧急项目的交付质量!帮助管理者在家也可以管理好团队执行力。

l 以具体任务为中心,发起事项群聊

居家办公的挑战:不同于坐在办公室,远程办公中你和领导的沟通频次一定会减少,尤其是非正式的信息交流,这时候,就需要你做好“向上管理”,针对具体事项有效沟通!

比如:当执行的这个任务涉及到细节点需要跟领导讨论确认时,原先要么直接发微信叙述,要么可以直接去找领导面对面沟通。

现在我们可以通过云OA针对具体需要讨论的这个任务,发起【事项群聊】,建立事项为中心的高效沟通,直接快捷,无需再过多赘述!

03

提交的付款报销申请

如何能让领导尽快签字审批?

l 各类流程线上管理,移动审批

“从提交申请到审批完成,过去纸质审批件层层上报,最长要一个多月,特别是对于财务来说,每天来处理办事咨询的人比较多,有的同事办理流程不到位、票据不合规,稍作解释,办理的人就排起了长队.....

现在,通过泛微eteams审批流程应用,规范单位的人事流程、预算、收支、采购、合同等相关经济业务,经办人在线提交申请,领导线上审批,手机实时推送,方便又快捷。

l 未处理审批,自助查询,一键催办!

针对紧急未处理的审批,再也不用着急忙慌的去找对应的人签字处理了,无需额外询问,在线即可查询流程的处理进度,一键催办对应负责人处理,节约沟通成本的同时,还是提升工作效率!

04

去不了客户现场

客户关怀如何能做到位?

l 定时提醒,短信、邮件一键触达

通过云OA,销售可以在线做好客户的跟进计划,可设置具体时间段定时提醒,以免忘记,台风期间的关怀问候的内容,可在系统内短信、邮件一键批量推送。

手机端也可以查看客户详情,及时解答客户疑问,同时可以做好多个客户关系的维护!

l 连接微信,客户问题回复更及时

利用企业微信连接微信的能力,在与客户沟通过程中,为更好的提高台风期间客户服务的响应及通知效率,支持消息群发、自动回复、客户朋友圈等功能。

例如:

重要通知、台风防控消息、政策文件可群发,一键可发给多个客户群

可设置「群机器人」自动回复内容,快速回复客户常遇问题

台风防控举措还可发布到「客户朋友圈」,便于客户理解,方便工作开展

05

前期约定好的各类合同盖章

如何签署处理?

遭遇这种台风风暴天气,线下合同签署风险太大,而且来来回回盖章邮寄也比较耽误时间,泛微云OA引入电子签章的技术能力,将所有需要签章的合同、协议等都装进云OA系统,多端同步,随时随地一键完成公章和签名的线上签署,再也不用为盖一个章、签一个字反复浪费时间!

06

各类重要知识文件

如何可以快速找到?

以往服务器存储的大量体制文件没有分类,版本信息不清晰,想要拿到最新版的资料也只能靠打听,特别在居家办公期间,跨部门的沟通成本更高!

eteams通过强关联性,将项目、任务、客户等关联的文档自动进行分类,并且将公共知识库、系统知识库、个人知识库进行有序划分,变成一座移动的企业图书馆,想要的知识管理精准搜索使用。

而且,发送外部发送的文件只需要创建一个分享链接地址即可,无需再等待超大文件的传输。

07

一天工作下来

工作成效如何把控?

不能因为“看不到领导”就觉得总结汇报没有必要,恰恰相反,居家办公中,你要保持与领导更加频繁的互动,至少要有一个较为正式的工作汇报。

要保持规律的总结汇报!将今日的工作事项以及明日的工作计划通过云OA日报记录反馈下来:

今天做了什么

取得了什么成效

碰到了什么困难

需要的帮助和支持

明天的工作计划等

同时,系统也提供工作记录这个好帮手,几点做了什么事情,自动帮你记录的清清楚楚,就算不在一个办公室,领导也能清楚了解员工的工作情况。

小贴士:支持日报模板自定义,可根据不同部门、不同岗位的员工自定义专属的日报汇报模板

The end

这两年国内经历的疫情和其他一些大大小小的灾难,对于工作的影响,可以感受到,居家办公、远程办公也逐步成为一种新型办公发展的趋势。

无需部署,注册即可使用的泛微eteams云OA移动办公云平台可以完整高效的支撑所有人员远程办公的需求,希望我们用属于我们的方式,参与到这个公共的事业中来,将工作持续下去,并在优质高效完成工作的情况下,更好的享受生活!

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