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云之家专属定制,超高效率处理企业证件

2020-06-04 16:31用户投稿

  在企业的整个经营过程中,让行政管理最头疼是企业证件管理,企业证件少则数百,多则数千,传统管理方式由人工手动整理统计,效率低下,信息不同步,证书借出借入登记麻烦,数据统计难度大,极易出错。譬如,证件太多不知道放在了哪里,翻箱倒柜找半天;同事来借证,发现证件已经被借出了。

   5 月 23 日,云之家举办了“悦翔青春 X 共创未来” 九周年庆生暨客户共创成果发布会,现场发布了九大客户共创成果,其中,云之家客户化开发事业部总经理张靖华为我们分享了云之家与河南交研院的共创成果——客户化开发,专属定制。

  以下为分享内容整理:

云之家

  大家好,我是来自于客户化开发事业部的张靖华。云之家证件管理,源自客户化开发事业部与河南交通规划设计研究院人力资源部共创的结果。

  根据国家在基建行业的招投标项目法规,每个招投标项目都需要投标方提供企业及企业参与员工的相关资质文件。河南设研院当然也不例外,从成立至今,目前人力资源部现已管理 26 个证件柜,证件类型 30 种,证件近 5000 本,人力资源部需要多人管理证件的登记、借用等,随着招投标项目频次越来越高,工作符合高,手工管理方式越来越难,内部满意度越来越低。

  其中,有 20 多种证件是一年内失效的,传统方式证件是否到期完全没有提醒,等员工来借证投标项目时,才发现证件已经过期,无法使用,员工只能另寻出路,甚至造成无法参与败羽而归。

云之家

  现在,云之家证件管理,成为了HR的小助手,在每一份证件补办期,系统会自动通知提醒管理员补办,实现了证件 0 过期。

  刚才说到设研院有 26 个证件柜,项目一般一次借证5- 10 份,管理员翻箱倒柜找半天,还是找不全。又去翻阅借用登记表,才发现所需证件已被借出了。管理员给一个员工找证件就需要花上近一个小时,效率十分低。

  现在,云之家证件管理,成为了每位员工的小助手,员工借证,直接手机输入证件名称/编号,即可查看证件状态。员工一键借证,管理员在线审批,整个过程平均仅需两分钟。

  河南省交通规划设计研究院信息部徐舒评价,通过证件管理系统重新定义了借证流程,极大提升了员工的操作效率,实现数字化管理,同时优化了员工项目投标借证流程,所有证件借出、归还可在线溯源。

  客户化事业部矢志成为您的最佳共创伙伴,我们竭诚为您的专属企业移动办公添砖加瓦。

  云之家 2020 夏日上新,重磅推出企业证件管理轻应用,可按行业定制,只需输入证件编号或其他字段,即可一键查询证件信息!

  企业证件管理 6 大功能亮点,你不容错过!

  1.一键查询证件,帮助申请人根据资产编号、证件编号、持证人、证件状态等多维度搜索证件;

  2.智能审批,借证申请自动流转,高效协作管理投标证件;

  3.证件数字化,实现证件一键录入,线上申请,线下取证,告别找证难、借证难、还证难;

  4.规范借证行为,减轻证件管理员工作,优化项目投标借证流程,证件在线溯源;

  5.移动化借证,实现轻松查询证件状态、借证进度、一键申请借证;

  6.证件管理 360 度视图,查阅证件详情、借用情况、归还记录、智能提醒还证让企业证件管理无死角!

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