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印象笔记唐毅:中小企业如何安全渡过远程协同办公考验?

2020-02-06 10:47用户投稿

中小企业 程协同办公

Work from home,远程办公的概念虽然早在上世纪 80 年代就在硅谷流行,但对于很多中国的中小企业和团队来说,这次疫情或许是他们第一次面临远程协同办公的考验。

企业如何用在线协同工具提升远程办公效率,CBC特别访谈了印象笔记董事长兼CEO唐毅,不妨来听听他的专业解答。

在唐毅看来,对当下企业而言,“在线协同办公”并不只是可选项,而是作为企业重要组织能力的必选项。随着技术日臻成熟,线上协同办公或许将不只是应急之选,而有望成为企业长期接纳并采用的工作方式。

疫情期间,印象笔记也已免费开放企业版线上办公系统并最新上线了一系列远程工作模板,希望能帮助大家更高效自律地渡过这段时期,搞定远程协作难题。

Q1:印象笔记的产品如何协助企业提高线上办公效率?

唐毅:印象笔记企业版首先可以整合企业工作中的所有信息。将不同应用的零散信息整合在一个笔记中,包含常用的文本、表格、图片、office文件、PDF、音频、外部链接等,从而使一个项目的所有文档都可以在同一个笔记里得到完整的呈现。

第二,印象笔记企业版可以帮助企业构建团队知识库。将笔记按照笔记本、笔记本组的格式搭建成型,团队即可实现一个不限设备,随时使用的共享知识库。同时,印象笔记可以进行图文附件的深度检索,包括文件标题、笔记标题、存储的Word、PDF内的具体文字,乃至存储图片上的文字。

第三,在构建项目的共享空间方面,团队成员可以在印象笔记企业版上随时同步企业不同项目的开展进度;同时,印象笔记可以帮助企业把每一位成员的经验进行沉淀,汇聚形成一个公司的宝贵资产,便于团队成员快速、准确地查阅过往的企业资料,避免信息缺失或不对称,有效地将隐性知识转化为显性知识。

最后,在协同办公领域,印象笔记更关注的是基于信息和知识的协同,尤其适合一些轻量级的团队协同场景。例如可以在准备会议的过程中,将任务和时间要求分给相应的负责人,以使团队中每名成员都清楚各自的工作及进度。

新一代企业对于知识管理的定义和诉求已经发生了变化,不再是止步于知识库的建立,而是趋向于通过有效的工具实现个人智慧在团队内部的显性表达及企业内部知识的共享与流动,增强人与人之间的分享与协作。

Q2:对企业而言,远程办公的优势所在?

唐毅:印象笔记是全球领先的知识和信息管理平台,个人用户留存率一直维持行业最高标准。在中国,印象笔记已经服务了数千万的用户,他们使用印象笔记完成个人知识的学习和自我效率的管理。在此之中,用户在工作场景对于印象笔记的使用比例非常高,有70%的用户会在工作场景中使用我们的产品。

我们发现,从个人到团队,从团队到企业,有一些独特的场景需求还未被市场上的其他产品满足。针对这类需求,印象笔记有一套非常独特的解决方案。印象笔记所提供的在线办公服务的特点也在于,我们先帮助用户完成个人管理,然后完成团队协作和知识共享。

过去一年多,我们做了一些尝试,针对市场上不同新形态的企业,我们推出了为团队服务的思维导图、更好的团队编辑器、更好的任务和协作系统、多层级知识管理系统、共享空间等等。在我们的规划中, 2020 年,会有专门针对团队和企业的一些列产品规划。这些新产品可以满足团队和企业的一系列需求。

我们认为,对于当下的企业来说,“在线协同办公”并不只是可选项,而是作为企业重要组织能力的必选项。在全新的互联网生态下,公司的组织方式也在发生变化。

除了解决跨地理、跨时区协作问题,在线协同办公可以提升信息共享效率,并基于无纸化办公特点,将跨部门甚至跨公司的信息传达、审批等流程变得更加便捷、高效。

在线协同办公节省时间成本的同时,大量节约企业管理中的差旅、办公地点租赁成本,同时可有效避免线下会议碰面困难、人员不齐、信息同步不及时等问题。

更重要的,在线协同办公不但可以让企业组织更灵活,实现信息共享、集体协作,更需要为企业搭建起重要信息资产的知识库。

Q3:在疫情期间,产品可以发挥哪些作用?

唐毅:对于个人来说,可满足电脑、手机、平板多端多地同步是最基础的产品需求。此外,印象笔记的OCR文字识别功能,还可以帮用户进行纸质文件的扫描,并识别生成可编辑文档。与此同时,居家办公期间,环境和心态发生了很大的变化,工作效率模板这类的效率管理工具则显得尤为重要,它可以帮助人们更高效的规划并完成工作。

对于企业来说,疫情也是一次组织能力的挑战。我们首先要帮助企业实现远程办公期间高效协同和自我管理:比如工作目标的制定、项目进程的规划、非线下会议效率的提高等等……

在疫情期间,企业用户使用最多的是以下功能:在企业和团队内完成信息集中发布;实现各部门资料信息快速汇总和共享;基于权限管理实现高效协作;实现团队及跨团队的项目管理和客户管理;通过“定制团队模板”完成符合企业自身特点的效率模板(比如OKR模板、周报模板、会议模板、项目管理模板等)。

除了解决疫情期的协同办公需求,印象笔记还在帮助帮助企业形成多层级的知识库和信息管理体系——为企业构建有长期价值的信息资产。

对于企业用户,异地办公的场景下提供更为严格的信息安全管理系统和信息安全运维能力也尤为重要。现在,对于信息安全的管理,用户可以通过印象笔记企业版的管理员控制台来实现。

我们已经看到,最近几天,印象笔记空间的使用率已经超过了日常水平。这是一个很好地现象。它意味着:人们并没有被疫情所击溃,反而通过更新的互联网技术,保持着生产和生活。

Q4:请分享两个客户使用产品的经典案例

唐毅:印象笔记企业版的用户遍布各个行业。我们的产品在帮助清华大学国际工程项目管理研究院完成数字化协作;在帮助厦门大学图书馆做 925 万册藏书的高效管理;在帮助哈佛商业评论等媒体进行内容创作;也在帮助真格基金这样的投资机构完成调研和投资决策……

也有非常多的医疗团队在使用印象笔记企业版。比如,我们有个用户是广州中医药大学第一附属医院重症医学科。该科室是国家中医药管理局重点专科培育单位,精研各类现代抢救治疗技术,在抗感染治疗方案制定、危重病人的镇痛与镇静等方面与国际接轨。用户曾跟我们分享,他们利用印象笔记搭建的知识库里有 17000 多条医疗笔记。

他们对于印象笔记的使用主要集中在三个方面:

第一是内部信息共享。科室使用印象笔记企业版将于临床技巧相关的所有资源分类汇总。科室成员在浏览器、微信或微博等平台里浏览过的有用文章也可以通过剪藏功能,一键保存在相应的笔记本中,不断壮大团队资料库,节省了大量搜集资料的时间。

除了知识共享,印象笔记企业版还极大地简化了他们的日常工作流程。该科室的会议记录、研讨会等内容全部采用印象笔记的录音功能来存档,并利用电脑插件将会议音频转化为文字版本,提升了音频信息的整理效率和利用率。

第二,是科研项目的协同管理。医院的科研项目主要集中在科室内部的协同合作上。在科研中,印象笔记能够很好地满足科室协同管理科研项目的需求。通常来说,团队成员们在线下分好工后,会将各自负责的内容编辑在共同的笔记本中,方便大家查看编辑。同时,每个团队成员还会将各自的个人简介、科研经历等内容上传在该笔记本中,节省沟通成本。

第三,是搭建临床科学平台。科室承担着培训医生的任务。通过明确的分类制度,该科室搭建了层次分明的教学平台,使得教学工作与日常的医疗工作与科研任务巧妙地结合起来。

Q5:团队是否也采用远程办公模式?

唐毅:印象笔记已经开始使用远程办公模式,我们称为“WFH”(Work from home)。印象笔记对远程办公效率一直有比较深的思考。我们认为,它同样是检验企业组织能力的重要指标。

在这一次疫情中,我们也基于我们的经验,为印象笔记用户提供了远程办公模板等一系列解决方案,帮助大家在更高效的在家完成工作。

首先,在远程办公期间之前,我们每个团队会根据自身业务制定工作目标,并拆解成个人WFH期间的工作目标,形成每个人每天的工作计划。在任务制定中,解决跨团队任务协作尤为重要。远程办公的障碍不只在于物理距离,更在于不同业务部门的因不同业务分工的心理距离。因此需要在线上进行更加明确的任务拆解和协作安排。针对项目,优先确认“项目计划”、“关键里程碑”以及明确的“项目目标和范围”。

其次,远程办公期间的工作反馈也非常重要,需要成体系的工作日志和团队周报制度。明确协作人员职责和权限,逐渐推进协作,最终确保整体的可交付结果。我们给用户提供了一系列的模板,比如:PDCA计划进度表、每日工作总结、团队工作周报、GTD任务检视模板、项目管理甘特图等。

第三,在远程办公期间,团队内部的信息共享、视频电话会议的同步效率也尤为重要。需要每个团队的管理者引导员工用好企业版的在线办公工具,提高工作中的协同效率。比如,远程办公期间的电话会议、在线会议需要会议主持者或者发起人提前规划日程、准备会议资料、预约参会人员、明确会议目标,确保会议的高效推进,并同通过会议模板记录会议决策和下一步的工作安排。

除此之外,针对此次疫情,我们还需要做好员工居家的身体健康打卡报备机制。在开启远程办公模式之前,我们就建立了员工身体状况的打卡制度——在员工每天在家打卡的同时,也跟公司及时报备身体状况。

Q6:近期针对新冠疫情有哪些支援行动?

唐毅:对于中小企业,此次肺炎疫情是一场始料未及的“黑天鹅事件”。为帮助中小企业和团队,印象笔记企业版在 1 月 29 日免费了开放远程办公系统。我们鼓励各中小企业、团队、机构在疫情期间远程协同在线办公,阻断疫情传播并保持正常生产生活,减少疫情对社会带来的经济损失。

2020 年 2 月 29 日前,成功申请的企业和团队可免费使用印象笔记企业版全部功能,可以享受远程多端多地协同办公;超大云存储空间;无限格式传输;多层级知识管理等一系列权益。

此外,对于很多中小企业和团队来说,这次疫情或许是第一次面临远程协同办公的考验。因此,我们基于对印象笔记对远程协同办公的经验,在疫情期间,给申请使用的企业、团队提供免费的远程办公在线课堂,分享我们的解决方案。

宣布免费当天,我们就收到了上千家企业和团队的申请,其中既有全球知名的房地产集团,也有互联网创业公司,更有机关和事业单位。我们也看到了很多中小企业和小团队对远程协同办公的需求很强烈……另外,我们也接到了很多武汉企业和单位的试用申请。比如,有一所武汉的中学就希望通过印象笔记来在线同步课程、辅导学生作业。希望我们的产品可以切实帮助到他们。

随着企业的复工,我们还在针对不同的使用场景和需求,提供更多的产品服务。 2 月 3 日,针对所有用户,我们就推出了“每日健康信息打卡”、“外出回家防护指南”、“远程办公每日工作总结”、“PDCA计划进度表”、“远程会议纪要”、“团队工作日志”等一系列远程工作模板。

为了阻断疫情传播,大家做出了很大的牺牲留在家中,但工作和生活并没有停止,社会的发展也并没有停止。这是一场对防疫体系的考验,也是一次对社会生产组织能力的检验。印象笔记希望能为个人和企业提供最好的远程协同解决方案。

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